人資系統是企業不可或缺的管理工具，完善的人資系統可以幫助企業提升工作效率、降低違法風險、打造幸福企業。本文謝謝鋒形人資系統規劃顧問 Naomi 介紹，分享企業如何完善人資系統，以及如何選擇適合企業的人資系統，這邊也有一個月試用連結，分享給大家！
人資系統的重要性
人資系統是企業用於管理員工資料、薪資計算、考勤管理、培訓發展等相關事宜的軟體系統。完善的人資系統可以幫助企業：
- 提升工作效率：自動化重複性高的人資工作，讓人資有更多時間專注於更有價值的工作。
- 降低違法風險：協助企業遵守勞動法規，避免因違法而遭受罰款或訴訟。
- 打造幸福企業：人力短缺的世代，不再只用時間不斷招募就好，最重要的是「留心」，將重複性工作留給系統，更多的時間是發掘員工的可能性，讓員工感受被重視也更能完成企業的目標。
如何完善人資系統
完善的人資系統應具備以下功能：
- 基本的人資管理功能：員工資料管理、考勤計算、休假簽核管控、薪資保險計算、培訓發展等。
- 符合台灣勞動法規：系統應符合台灣勞動法規的要求，例如勞工基本資料保存期限、加班費計算、特休假給予、排班變形工時檢核等。
- 易於使用：系統操作介面應簡單易懂，方便員工和人資人員使用。
- 可擴充性：系統應具備可擴充性，以滿足企業未來發展的需求。
- 資安：防止企業資料外流，做到最佳的保護。
如何選擇適合企業的人資系統
在選擇人資系統時，企業應考慮以下因素：
- 產業及規模：不同產業及企業規模大小會影響人資系統的需求。
- 企業預算：人資系統的費用差異很大，企業應根據自身預算進行選擇。
- 系統功能：企業應根據自身需求選擇具備合適功能的人資系統，但也不能僅思考當下需求，而要考量未來調整的可能性，確保系統的彈性程度。
- 系統供應商：企業應選擇信譽良好、具有豐富經驗的系統供應商，並建議尋找較專注於人資的類型，避免當勞基法變動或企業規則改變，供應商效能不足，解決速度較慢的可能性。
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完善的人資系統是幸福企業的基石。企業應根據自身需求，選擇合適的人資系統，以提升工作效率、降低違法風險、打造幸福企業。
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人資系統常見問題
Q：人資系統有哪些常見的功能？
A：人資系統的常見功能包括：
- 員工資料管理：員工基本資料、教育背景、工作經歷、家庭狀況等。
- 考勤計算：出勤紀錄、異常提醒、實到工時等。
- 休假簽核管控：請假、加班、出差、公出、換班申請及簽核等。
- 薪資計算：基本工資、加班費、獎金、津貼、保險、所得扣繳等。
- 培訓發展：員工教育訓練規劃、內外訓紀錄、及證照管理等。
- 完整報表：勞檢及企業靈活運用。
Q：如何導入人資系統？
A：導入人資系統的流程大致如下：
- 評估需求：分析企業現有人資管理狀況，並確定導入人資系統的需求。
- 選擇系統：根據企業需求選擇合適的人資系統。
- 導入規劃：制定導入計畫，包括系統設定、資料轉移、員工教育訓練等。
- 系統導入：進行系統安裝、測試、上線等作業。
- 後續維護：提供系統維護、更新、支援等服務。
Q：人資系統導入後需要注意哪些事項？
A：人資系統導入後，企業應注意以下事項：
- 員工教育訓練：確保員工熟悉系統操作方式。
- 資料驗證：進行雙軌測試，透過原本做法加上新的系統同步測試，確認系統資料正確無誤。
- 正式上線仍需定期檢視：定期確認系統使用狀況，與廠商有良好的交流，確保其穩定度。
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