疫情影響下數位轉型顯得更為重要!因防疫期間多數企業讓員工分流或採用居家辦公的模式維持營運,因此也造成不少衝擊。如過往餐飲、零售、國旅、觀光旅宿、娛樂等與人有高度相關的服務業,都是用打卡鐘來記錄考勤和出缺席。

然而,面臨這波數位轉型,「遠距」數位工具如人資打卡系統的支持就顯得尤其重要,但市面上有一堆打卡系統,如104打卡系統、line打卡系統、Google打卡系統等等,究竟該怎麼選呢?今天這篇文章想跟大家分享電腦打卡系統該如何選擇,還有在雲端打卡系統推薦及注意的點有哪些。

人資打卡系統更換前我該注意什麼?

一套好用的HR系統動輒陪伴一間企業數年之久,如果功能不合用,操作人資系統之外,還得增加員工;以及讓HR手動更新Excel,不但增加公司成本,也對人資的行政效率造成妨害,甚至可能降低員工生產力。如果公司在人事管理有面臨以下幾點問題,那就可以考慮導入人資、人事薪資系統來提高管理效率、降低人力成本!

人事管理方式如何?

  • 有輪班、排班狀況,常有修改異動紀錄需求?
  • 查詢報表資料無法在5-10分鐘內完成?
  • 業務經常在外工作、或商務開發主管經常出差,仍在使用紙本簽到紀錄出勤或請假管理不即時?

目前公司有誰在處理這件事?

  • 是否有專門人員處理薪資計算方式?
  • 發薪前常要再重新驗算,或反覆檢查?
  • 打卡系統目前是人工計算或有系統執行?

人資都什麼時候要做這些事?

  • 每次計算頻率為多久?是月/季/年?
  • 需要花多少時間計算薪資/出缺勤紀錄?

為何公司需要換人資系統呢?

  • 公司有拓展成長的規劃,舊有系統功能不敷使用
  • 紙本作業費時費力,想降低人為出錯率

 

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我該怎麼挑選適合的人資管理系統?

完善的HR人力資源管理系統,管理人員基本資料建置,從人員到職、調職、調薪、留職、離職HR人力資源系統均能完整的記錄。市面上有多種的人資管理系統(HRMS/HRM) 、人事薪資系統,那究竟該如何挑選呢,以下提供五個重點可以注意!

操作應用是否簡單?

介面簡單是最重要的重點!建議大家尋找的人資管理系統操作要直覺化,不需員工再花費大量時間摸索!

功能靈活度

排班、薪資、差勤、線上打卡/簽核等人事管理資源功能是否可一次滿足?

是否可針對不同使用者提供各種必要且彈性的功能模組?

 

打卡系統的法規支援度

HR系統必須具備一項重要的功能-「是否能支援最新勞動法規」?

這套人資打卡系統是否是依照台灣的法律?

又是否可依法即時自動更新?

 

人資系統與其他系統整合度

是否能配合企業的 IT 資源、預算和系統租賃/買賣需求?

例如欲採購的人資差勤/出勤系統是否能整合公司現有的考勤機或指紋機?

 

HR系統導入的難易度

是否有搭配專業系統導入顧問協助?以幫助使用者快速上手,縮短客戶前期摸索,縮短系統導入陣痛期?

 

售後服務是否完整

全方位的HR系統,應該要能協助企業提高人力資源管理效率,並且節省成本!

服務廠商更應在導入前、中、後隨時協助企業釐清需求、解決痛點,在不同階段滿足不同需求的專業建議與服務。

 

導入人資打卡系統的效益為何?

一個好的人資打卡系統,應該可以做到以下的好處

  • 處理傳統人事行政的繁瑣作業:簡化人事作業人工成本、強化人力資源管理規劃
  • 整合人事管理資料進行連動運算:快速準確處理薪資明細表、保險與所得稅務相關作業
  • 促進溝通:整合提供各單位與員工溝通平台,強化人力資源管理之員工服務效益。

 

HR系統推薦廠商?

市面上有許多的人資系統廠商,如鋒形雲端人資系統SAP雲端系統鼎新電腦的人資系統104eHRMS人力資源管理系統正航 HRM 人力資源管理系統MAYO鼎恒數位科技人資系統,都推薦大家比較看看!

詳細可以參考:5大雲端人資系統完整試用評價!企業數位轉型不能錯過的機會(含圖文)!

 

適合中小企業與新創使用的人資系統?

Swingvy 的功能沒有其他人資系統多,但好處就是可憑直覺操作、輕鬆上手!我沒有靠業務協助,就可以完成大部分的事情。試用期間,業務和客服都滿關心我,也曾收到過幾次電話和幾封 email,看起來是滿誠懇的。

另外一個我很推的是,價格透明,不收導入費,直接上官網就能看到價格。此外,由於Swingvy 的主打 TA 似乎是中小企業,在整體功能設計上較無法符合大型公司。簡單來說就是該有的功能都有,可有可無的功能,好像大多數也真的都沒有的感覺。

補充一下,請款功能是其特色,目前滿少看到有人資系統還特別支援員工請款。英文介面也很完整,適合有外國員工的公司。另外沒有排班表的功能,餐飲業請小心慎入。

 

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