對於企業而言電子發票可說是非常方便的事情,不光是財務會計可以省下許多時間,在作廢電子發票時,也不用苦苦地等到對方再寄送回來。然而,申請上大家常會有碰到許多困難,以下這篇文章,想跟大家介紹電子發票要如何申請、電子發票與傳統票的差異等等,也記錄電子發票常見的問題,希望對大家會有幫助!

 

電子發票到底是什麼?

指公司行號以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票,目前坊間常拿到是以下兩種形式的發票:

  • 實體電子發票(例如:便利商店拿到的感熱紙發票)
  • 電子形式的雲端發票(例如:網購後email寄出或存在手機載具等共通性載具)。

電子發票介紹

 

電子發票與傳統發票的差異

傳統發票除了手寫外,只要有收銀設備(收銀機、POS機等),並且到財政部購買發票紙捲即可開立,但電子發票則需要先跟財政部申請電子發票資格才能開立。

這邊我很推薦大山事務機器!因為如果要資格的申請大山皆會全程協助,讓你不只輕鬆轉換,更能輕鬆開發票!

電子發票專家:大山事務機器

 

電子發票開立及上傳方式

在申請電子發票之前必須先了解一下電子發票到底該如何上傳,一般開立電子發票的方式有以下兩種:

  1. 透過財政部的Turnkey系統上傳
  2. 加值中心合作,由加值中心代為上傳

所謂加值中心即是電子發票開立服務的提供廠商,目前全國約有一百多家加值中心是經過財政部核可的,大家挑選時記得確認一下該加值中心是否有經過核可唷!

 

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電子發票申請流程(初次申請)

Turnkey系統的申請流程財政部網站上有詳細的說明,這邊針對與加值中心合作的方式做介紹:

新開通申請時間大約一週左右,申請流程如下:

  • 填寫公司基本資料
  • 用印申請文件(正本文件由大山提供)
  • 將申請文件送至稅局
  • 資格開通,配發財政部平台帳號密碼與電子發票字軌
  • 機器設定
  • 安裝與教學

 

電子發票申請流程(已有B2B/B2C資格)

有些營業人可能已經透過會計師或其他加值中心申請過電子發票資格,此時若是想改用大山的機器也可以唷!授權申請大約3-5天不等,申請流程如下:

  • 填寫公司基本資料
  • 用印授權文件(授權大山的加值中心,正本文件由大山提供)
  • 將授權文件送至稅局
  • 授權完成,提供發票起訖號碼給大山
  • 機器設定
  • 安裝與教學

授權除了可送授權文件申請外,也可自行利用工商憑證上財政部平台申請唷!針對授權部分如有更多問題歡迎來電詢問!

 

電子發票的專有名詞介紹

針對一些專有名詞幫大家解釋:

  • 財政部平台指的是「財政部電子發票整合服務平台」,也簡稱「大平台」,後續開立發票資料及報稅用的媒體申報檔都可以上去下載。
  • 加值中心則簡稱為「小平台」,一樣可以上去查詢開立發票資料。
  • 「電子發票字軌」即為電子發票的號碼。傳統發票是直接印在發票紙上,電子發票則是財政部會每期配發票字軌給營業人,而這些發票字軌大山都會幫你匯入到機器裡,拿到機器就只要開發票就好啦~是不是超方便!

電子發票常見問與答

Q: 電子發票可以開二聯跟三聯嗎?

A: 若是B2B跟B2C資格都有申請的話是可以的唷,打不打統編都沒問題!

 

Q: 發票開錯怎麼辦?在機器上可以作廢發票嗎?

A: 開錯沒關係!在機器上作廢再重新開立即可唷!發票作廢日建議在當期申報前作廢,若是已申報完畢就用「折讓」方式處理即可!

 

Q: 電子發票可以開過去日期的發票嗎?

A: 不行唷!電子發票都是開立當日的日期,並需要於48小時內上傳至財政部平台。

 

Q: 若使用電子發票還可以用傳統發票嗎?

A: 可以的!這兩者並不衝突,只是後續提供給會計師申報的資料形式不同,一般也建議大家即使轉換電子發票,也可以預留一本手開發票以備不時之需。

 

Q: 使用電子發票後續要如何報稅呢?

A: 正常是提供財政部平台的帳號密碼給會計師即可,會計師可登入去下載媒體申報檔報稅,若是需要自行下載也沒問題,操作方式請聯絡大山客服,會有專人教學唷!

 

Q: 若已經有用別的機器開電子發票,還可以用你們的機器嗎?

A: 可以的!只是電子發票字軌的部分需要做切割,只要提供給我們使用的發票字軌起訖號碼,我們就會幫你匯入機器裡囉!

 

Q: 使用電子發票跨期的時候要自己輸入發票字軌嗎?

A: 一般是不需要的唷,大部分申請時財政部都是期配,也就是一期配號一次,若是使用大山的機器,每期都會幫你把字軌匯到機器裡唷!

 

Q: 空白發票字軌會幫我上傳嗎?

A: 會唷,只要是配給我們機器使用的號碼,在有正常連上網路的狀況下,開立發票、空白發票字軌都會一併上傳。

 

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