開會流程如何設計?5分鐘的開會技巧介紹,快速提升你的開會效率!

「我們開個會討論一下這件事」大家是不是都很怕聽到這句話呢?常常無效率的會議,就會把我們的時間佔去一大半。特別是當公司整天都在開會時,很容易就陷入空轉。以下的文章,濃縮美日台跟開會有關的書籍與自己的經驗,希望能幫助大家提升開會效率!

開會的目的是什麼

會議不單純是「提供大家資料」或是「進行討論」的地方,開會的意義,是拿來說服別人你的決策。好的開會技巧,能讓開會時間縮短、也能達到開會目的。

 

無效開會怎麼避免?

Elon Musk 曾針對「如何提升生產力」提出三個針對會議的建議:

  1. 停止舉行大型會議

    若我們每次參加的會議前 ,加總房間中每個人每小時的成本,我們就會知道這個會議是否負得起這種價值。請停止所有大型會議,除非您確定它們為所有聽眾都提供了價值,但在這種情況下,也請保持簡短。

  2. 停止舉行例行性會議

    避免召開例行性會議,除非我們所處理的是非常緊急的事情。而一旦緊急情況解決,例行性會議次數應該會迅速下降。

  3. 允許自由退出會議

    當你繼續待在會議中已經很明顯無法繼續增加價值時,應該立刻退出會議或掛斷電話。」馬斯克說明。「離開不是不禮貌,讓某人留下來並浪費他的時間才是不禮貌。」

當然對於很多企業來說這會有點困難,但也有許多人容易把會議當作是種「群體討論」的工具。會議當然要做討論,但別讓會議的交流沒有方向與目的

Elon Musk 高效率開會技巧

開會前應該準備什麼

會議主持人應事先準備以下四個項目,才能有效地進行會議。

本次會議的主軸為何

  • 會議議程要預作規劃,並事先發給與會人員,以使開會人員能了解參與該次會議之目的、開會重點與要討論的內容、要預作之準備,有疑惑能事先溝通。

理解與會人員對於背景資訊的認知

  • 所有問題是否都已經瞭解
  • 需要釐清的疑問是否都已經釐清

事先想好合適的資訊呈現方式

  • 會議上是否還需要提供簡報
  • 圖表和文件哪個比較適合這場會議?
  • 開會方式怎麼做比較好?嚴肅或是輕鬆?

事先想好如何達到有效溝通

  • 主要利害關係人為誰
  • 主持會議流程的是誰?誰來完整開場這次會議的內容?

 

開會流程如何設計

開會成本控管

職場上特別要注意開會成本,不要遲到。把開會前十分鐘,當成赴約時間。

儘早散會

若發現不可能討論出結果,就應該儘早散會,並請與會者在下次開會之前,思考為何無法得出結論。若出席開會的人沒有準備必要的資料,讓你覺得今天的會似乎無法順利進行,也請提前散會。若已經達成目的,也提早散會。

當場作決定的心態

一旦出席開會,就要有當場作決定的心態。把討論的事情帶回去,思考的人還是自己,不如和合作對象一起想。

確認與會者理解程度

在會上確認具體步驟,避免有人不清楚狀況。必須不斷給出具體的指示,不要有「反正不必講那麼明大家也知道」的想法。

結束前導引總結

開會結束前 15 分鐘,把會議引導到總結。結束前 5 分鐘,確認與會者都確實理解開會內容,以及知道這場會的小結。

結束會議前確認項目

結束開會之前,必須好好確認會中決定了哪些事情、指派了哪些工作,確認「這麼做可以嗎?」

自我會議記錄

會後 5 分鐘,整理自己的開會記錄重點,並發一封提醒信提醒自己的工作計畫,確實列出重點。

提升開會效率的開會流程設計

高效率會議的方法

每個人都想做到高效率的會議,讓自已的工作效率提升。但詳細應該如何做到呢?我覺得一個對大家有幫助的會議,應該會囊括以下幾種原則:

避免過於細節的問題

若是兩人間的細節問題,請會議後彼此討論,別浪費在場其他人的時間。會議主持人要特別注意在場是否會發生這種事情。

避免沈默

開會是一種磨練溝通能力的場合,所以每個參與會議的人都應該儘管發言。如果一個人在會議上永遠都不會表達意見,那只要寄給他會議記錄就好,不應該讓他參與會議。要禁止沈默的人參與開會,他人沈默的力量會造成大家不想發言,使氣氛沈重。

目的不在分享資訊,而是導出商業結果

不要只為了分享資訊而開會,分享資訊透過電子郵件或是書面資料就夠,開會是為了激發創意與作出決定。

請每個人事先做準備

要提升開會效率,事先準備很重要,帶著自己準備的資料與想法出席。

會議記錄一個人做就夠了

一個人帶電腦做開會紀錄就夠,因其他人需要思考與說話。當每個人在做會議記錄,就會造成大家忙於記錄而進入沈默的漩渦中。

提出問題的人要提出解決方案

在大型組織中,很容易碰到「為反對而反對」的情況,出席開會的人,都應該抱著善意行動。如果否定了別人的意見,不管什麼部門、什麼立場,都該提出替代方案

讓不需出席的人離開會議

如果開會的議題已經進入下一個段落,那就該注意是否有「可以不用在場的人」,若有就「應該讓他離席」。因為每個人一天的工作時數都是固定的,所以讓已無法產生貢獻的人盡快結束會議,對公司才是最有利的。

在跟需要離開的同事說明時,可以用比較委婉的方式說明,像是:「不好意思,接下來的會議將要討論XXX,因為考量您的時間寶貴,如果您還有別的事情,可以先行離開會議。」當然這是需要管理者帶頭長久時間練習的。

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庭宇(Tingyu)

庭宇(Tingyu),畢業於台灣大學。在中國、日本、台灣等地擔任過 PM, Marketing, CEO 等各種職位,現在在集客數據行銷擔任 BD Manager。沒事時會寫寫歌、滑滑雪、彈彈吉他、看看書。

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